Studierendenwerk Freiburg-Schwarzwald

Informativ, intuitiv bedienbar, responsiv und mit Blick auf digitale Barrierefreiheit umgesetzt: Das waren zentrale Anforderungen beim Relaunch der Website im Jahr 2022 — mittlerweile der dritte Relaunch des Studierendenwerks durch uns.

Als Content-Management-System setzen wir beim Studierendenwerk seit jeher auf TYPO3. Das System passt besonders gut zu den Anforderungen des Projekts: viele Inhalte, unterschiedliche Redaktionsbereiche, umfangreiche Berechtigungen, flexible Erweiterbarkeit und eine langfristig stabile Open-Source-Basis.

Gerade für ein Angebot mit vielen Zielgruppen ist eine saubere Struktur entscheidend. Studierende, Wohnungssuchende, internationale Gäste, Mitarbeitende, Veranstaltungsinteressierte oder externe Anbieterinnen und Anbieter müssen schnell zu den richtigen Informationen finden. Gleichzeitig soll das Redaktionsteam Inhalte eigenständig pflegen können — übersichtlich, sicher und ohne unnötige Umwege.

Seit 2023 wurde die Website zusätzlich mit Blick auf die Anforderungen an digitale Barrierefreiheit weiterentwickelt. Dazu gehören unter anderem klare Strukturen, gute Bedienbarkeit, responsive Darstellung sowie Inhalte und Funktionen, die möglichst vielen Menschen zugänglich sein sollen.

Bereits in den 2010er Jahren begab sich das Studierendenwerk Freiburg-Schwarzwald weiter auf den Weg der Digitalisierung. Das bis dahin vorhandene „schwarze Brett“ für Wohnungs- und Jobangebote für Studierende sollte digital werden.

Ziel war eine modulare Online-Plattform für Anbietende und Suchende — basierend auf einem umfangreichen Rollen- und Rechte-System, aber ohne TYPO3-Backend-Zugriff für die externen Nutzerinnen und Nutzer.

Die Verwaltung der Angebote erfolgt in der Regel durch die Anbietenden selbst. Gleichzeitig durchlaufen alle Angebote einen administrativen Freigabeprozess, damit die Qualität und Kontrolle erhalten bleibt. Die Seite der Suchenden ist Studierenden vorbehalten, die sich auf unterschiedlichen Wegen validieren können.

Nach Freigabe des Accounts ist eine ausführliche Filterung möglich — zum Beispiel nach Studienort, Art des Angebots oder verschiedenen Kategorien. So wurde aus dem klassischen schwarzen Brett ein digitales Serviceportal, das Angebote strukturiert zugänglich macht und die Verwaltung deutlich vereinfacht.

Über die Jahre wurde die Extension kontinuierlich weiterentwickelt. Funktionen wurden vereinfacht, zusammengeführt, aktualisiert, ergänzt oder auch wieder gestrichen, wenn sie nicht mehr benötigt wurden. Dazu gehörte unter anderem ein Modul zur Einsatzplanung von Studierenden in der Schülerbetreuung an Freiburger Gymnasien. Dieser Dienst wurde mit Beginn der Corona-Pandemie eingestellt.

Die Veranstaltungen des Studierendenwerks sind ein wichtiger und beliebter Teil des Angebots: Studitours, Sportkurse, Kulturveranstaltungen oder die Abende des Internationalen Clubs bringen Studierende zusammen und machen das studentische Leben in Freiburg lebendiger.

Für die Verwaltung und Buchung dieser Veranstaltungen haben wir eine eigene TYPO3-Extension entwickelt. Sie bildet Veranstaltungsliste, Filtermöglichkeiten und Buchungsprozesse direkt auf der Website ab.

Studierende können Veranstaltungen nach Art filtern und sich für ausgewählte Angebote direkt anmelden. Für Administratorinnen und Administratoren ist dabei kein Zugriff auf das TYPO3-Backend nötig. Das Anlegen und Bearbeiten von Veranstaltungen sowie die Verwaltung der Teilnehmerlisten erfolgt komplett im Frontend.

Seit 2025 ist zusätzlich die Online-Zahlung benötigter Tickets möglich. Damit wird der gesamte Prozess von der Information über die Anmeldung bis zur Zahlung digital abgebildet.

Die Zugangskontrolle kann bei Bedarf über PDF-Tickets mit QR-Code erfolgen, die vor Ort gescannt werden. Zusätzlich sind Wallet-Tickets integriert, damit Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre Tickets bequem auf dem Smartphone dabeihaben.

Im Zuge dieser Erweiterung kam außerdem ein eigenes Portal für Kursleiterinnen und Kursleiter hinzu. Dort können sie ihre Kurse verwalten, Anwesenheiten erfassen und Nachrichten an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer verschicken. So wird nicht nur die Buchung für Studierende einfacher, sondern auch die Organisation hinter den Kulissen deutlich übersichtlicher.

Ein Studium ohne Mensa-Essen? Schwer vorstellbar. Damit Studierende jederzeit wissen, was in ihrer Mensa auf dem Teller landen kann, haben wir das interne System zur Erstellung der Speisepläne per TYPO3-Extension an die Website angebunden.

Für alle Mensen, die das Studierendenwerk Freiburg-Schwarzwald betreut, stehen die Speisepläne für jeweils drei Wochen zur Verfügung — direkt als Tagesplan auf der Website oder als PDF für die ganze Woche zum Download.

Zusätzlich gibt es eine API, über die externe Apps und Dienste die Speiseplan-Daten übernehmen können. So werden die Informationen nicht nur auf der Website sichtbar, sondern können auch in anderen digitalen Angeboten weiterverwendet werden.

Seit Sommer 2023 betreuen wir als Brevo-Partner auch die Newsletter-Kommunikation verschiedener Abteilungen des Studierendenwerks Freiburg-Schwarzwald.

Wir unterstützen das Team bei der Erstellung von Templates, beim Aufbau und Versand von Kampagnen sowie bei der Auswertung der Ergebnisse. So können Informationen gezielt, gut gestaltet und nachvollziehbar an unterschiedliche Zielgruppen verschickt werden.

Gerade bei einem so vielseitigen Angebot ist E-Mail-Marketing ein wichtiger Kanal: Veranstaltungen, Hinweise, Services und Neuigkeiten erreichen Studierende und Interessierte direkt im Postfach — und bleiben nicht irgendwo zwischen Aushang, Website und Social-Media-Feed hängen.